الأساليب الفعالة في مراقبة المستندات وتنظيم السجلات

المقدمة:

العالم مليء  بالمعلومات ولكن تفسيرها أمر يصعب على الكثير من المؤسسات، من ضمنها التغييرات التي  تطرأ على القوانين كتوثيق العقود وتسجيلها في القانون. بالإضافة إلى ذلك، فإن المعلومات الإلكترونية مهددة بالهجمات وكذلك المعلومات الشخصية معرضة لخطر تسريبها، بالتالي أصبح من الضروري لكل مؤسسة تطوير وتنفيذ برنامج إدارة سجلات شامل لأساليب التحكم في الوثائق وحماية المعلومات.

أهداف الدورة:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تطوير برنامج إدارة السجلات لتعزيز قيمة معلومات المؤسسة وتقليل التكلفة والمخاطر
• تطوير وسائل التحكم بالمستندات لتعريف وتأمين وحماية والاحتفاظ بالمعلومات الهامة
• تطبيق أنظمة ومعايير إدارة المعلومات للامتثال
• تحديد المخاطر المرتبطة بالادارة الضعيفة للمعلومات لتقليل العقوبات والتكلفة
• تطوير سجل أصول معلومات لتحديد المعلومات المهمة داخل المؤسسة

منهجية الدورة:

تركز الدورة على استراتيجيات وأساليب فعالة لمراقبة المستندات وتنظيم السجلات لضمان الحفاظ على الدقة والكفاءة في بيئات العمل. يتم تدريب المشاركين على تقنيات تصنيف المستندات، تنظيمها، ومراقبة تدفقها باستخدام أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية. تشمل الأنشطة ورش عمل تطبيقية على استخدام أدوات المراقبة الرقمية، وضع آليات لتتبع النسخ، وضمان السرية والأمان. كما يتم تضمين دراسات حالة لتوضيح أفضل الممارسات في مراقبة السجلات وضمان الالتزام بالمعايير القانونية والتنظيمية في إدارة المستندات.

محاور الدورة:

مبادئ إدارة المعلومات:

• المنظمة: كيف تدار معلوماتك اليوم
• تعاريف: فهم ما تعنيه شروط المعلومات
• مراقبة الوثائق والسجلات الإدارية: أوجه التشابه والاختلاف
• مؤسستك
• تحديد نوعها
• تحديد موظفيها
• تحديد المعلومات الخاصة بها
• تحديد الأهداف الإعلامية للمنظمة
• كيفية الاستفادة من المعلومات

عملية برنامج تطوير إدارة مراقبة الوثائق والسجلات:

• قضايا الأعمال
• تحديد الغرض
• ما الذي تشمله
• أهداف القضية
• تفاصيل مراقبة الوثائق
• تفاصيل إدارة السجلات

مراجعة السجلات:

• تحديد الوثائق والسجلات
• المعلومات والوثائق والسجلات المهمة
• النماذج الإلكترونية والمادية
• سجلات التخزين

خصائص برنامج إدارة مراقبة الوثائق والسجلات:

• تخطيط تنظيم الملفات
• التحديات والمشاكل
• تصنيف السجلات

الاحتفاظ والتصرف:

• القوانين واللوائح والمعايير ومتطلبات العمل
• وضع جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات
• الخصوصية والحماية
• الشفافية
• النزاهة
• الأمن
• أرشفة ملفات الأعمال والأعمال القديمة والحفاظ عليها

الأشخاص والمسؤوليات والوعي بالمعلومات:

• طبيعة حفظ الملفات
• المساءلة
• التواصل والتعاون
• إنشاء رسالة إدارة المعلومات
• نقل المعرفة
• تطوير حزمة التعليم
• الرعاية والتوجيه من الإدارة

التخطيط وانجاز العمل:

• استراتيجية إدارة المعلومات
• وضع خطة لتقديم الوثائق وإدارة السجلات
• السياسة وتوجيه الكتابة
• تسجيل أصول المعلومات
• خطط عملية لإدارة مراقبة الوثائق والسجلات
• تغيير الإدارة

المخاطر والتعافي:

• الوقاية من الكوارث وتخطيط الاستمرارية
• برنامج التعليم
• إنشاء خطة عمل