أفضل الممارسات وأحدث التقنيات في إدارة مكاتب الإدارة العليا

المقدمة

يلعب المساعدون الإداريون دورًا حيويًا لا يقدر بثمن في الأعمال التجارية، حيث يشرفون على تنسيق العمليات اليومية لضمان سير العمل بسلاسة. 

مع تطور تكنولوجيا الاتصالات، تغيرت طبيعة عمل المساعدين الإداريين، مما يتطلب منهم مجموعة متنوعة من المهارات، خاصة في التعامل مع التكنولوجيا الحديثة. 

تركز هذه الدورة على تطوير المهارات السلوكية والتقنية اللازمة لإنجاز المهام بشكل فعال وناجح في بيئة عمل متقدمة تقنيًا.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد وتطبيق الأدوار الجديدة للمساعدين الإداريين التنفيذيين في مواجهة التحديات الحديثة.
• استخدام التكنولوجيا بفعالية في أداء المهام والحفاظ على التواصل مع المكتب والمدير.
• تنظيم سير العمل بكفاءة من خلال حفظ الملفات، التوثيق، التصنيف، الفهرسة، واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير.
• وضع معايير جودة لخلق بيئة عمل تحفيزية ومنتجة.
• تطبيق قواعد اللغة الإنجليزية بشكل صحيح في الكتابة المهنية.
• تحديد وتحسين الكفاءات المطلوبة لزيادة قيمة الخدمات المقدمة.

منهجية الدورة

تركز هذه الدورة على استعراض أفضل الممارسات وأحدث التقنيات المستخدمة في إدارة مكاتب الإدارة العليا، بهدف تعزيز كفاءة العمل وتحقيق مستويات عالية من التنظيم والفعالية. 

تتناول المنهجية استراتيجيات متقدمة في التخطيط والتنسيق، مع التركيز على تقنيات إدارة الوقت والموارد البشرية بطريقة تضمن تحقيق الأهداف المؤسسية. 

يتم تقديم أدوات حديثة تدعم تحسين التواصل الداخلي وإدارة الاجتماعات والمراسلات بشكل أكثر كفاءة. 

تهدف الدورة إلى تمكين المشاركين من تطبيق ممارسات وتقنيات متطورة تساعد في رفع مستوى الأداء وتعزيز جودة العمل داخل مكاتب الإدارة العليا.

محاور الدورة

أدوار جديدة لأول مرة، إتقان إدارة البيانات والفهرسة والأرشفة:

• المؤسسة المتغيرة
• دور الإدارة في مكان العمل
• المهام الرئيسية لمديري المكتب
• أدوار جديدة لأول مرة
• التواصل الأمثل والتأثير
• تعزيز السلوك المهني
• نتائج النشاطات المختلفة
• استخدام التكنولوجيا لإنجاز المهام
• أنظمة تخزين الملفات المتقنة
• خمسة أسرار لتنظيم الملفات بشكل أفضل
• الأرشفة الالكترونية

إدارة السجلات:

• السجلات ودورة المعلومات
• المشاكل المشتركة في إدارة السجلات
• قواعد فهرسة الأسماء الشخصية والتجارية
• قائمة الرجوع إلى الأسماء الشخصية

إنشاء بيئة تحفيزية ومنتجة، مهارات الاتصال المتقدمة للإداريين:

• التصميم والإنتاجية
• تصميم فنغ شوي Feng Shui: فن العمل (النصائح والخطوات الأساسية)
• التعامل مع التنوع وإدارته
• التواصل عبر الثقافات
• التعامل مع المدير الصعب
• علبة الصفر
• إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال
• التواصل في العمل
• تعريف التواصل
• أنواع التواصل
• نصائح للتواصل الذكي

إنشاء عروض تقديمية قصيرة قوية ومهارات كتابة الأعمال:

• نصائح لتقديم العروض القوية
• الخصائص الرئيسية للمتحدثين
• الخطوات الأربعة للتواصل
• تحليل الجمهور
• البنية التشريحية للعروض الجيدة
• إدارة توقعات القارئ
• استخدام لغة إيجابية ومهذبة
• إعداد جداول أعمال وكتابة محاضر الاجتماعات

صندوق أدوات نجاح التنفيذي، التخطيط والتنفيذ للمناسبات، مهارات القيادة والفريق:

• أساسيات آداب المكتب الحديثة
• آداب استخدام الهاتف
• آداب التواصل عبر البريد الالكتروني
• التحضير للاجتماعات والمؤتمرات
• عوامل تخطيط المناسبات الكبيرة
• صندوق أدوات المناسبات
• مراحل تشكيل الفريق
• القيادة الظرفية