الإدارة المتقدمة لمكاتب الإدارة العليا: ممارسات وتقنيات حديثة

المقدمة

يلعب المساعدون الإداريون دورًا حيويًا لا يقدر بثمن في العمل، حيث يشرفون على تنسيق العمليات اليومية للأعمال التجارية. 

مع تطور تكنولوجيا الاتصالات، تغيرت طبيعة عملهم لتتطلب مجموعة متنوعة من المهارات. تركز هذه الدورة على تعزيز المهارات السلوكية، وخاصة تلك المتعلقة بالتكنولوجيا، لضمان إنجاز المهام بكفاءة ونجاح.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد وتطبيق الأدوار الجديدة للمساعدين الإداريين التنفيذيين في مواجهة التحديات الحديثة.
• استخدام التكنولوجيا لإنجاز معظم الأعمال والحفاظ على التواصل الفعال مع المكتب والمدير.
• تنظيم سير العمل بكفاءة من خلال حفظ الملفات، التوثيق، التصنيف، الفهرسة، واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير.
• وضع معايير جودة لخلق بيئة عمل تحفيزية ومنتجة.
• تطبيق اللغة الإنجليزية بشكل صحيح واستخدام قواعد الكتابة بفعالية.
• تحديد وتحسين الكفاءات اللازمة لزيادة قيمة الخدمات المقدمة.

منهجية الدورة

تُقدِّم هذه الدورة نظرة شاملة على الإدارة المتقدمة لمكاتب الإدارة العليا، مع التركيز على أحدث الممارسات والتقنيات التي تعزز كفاءة العمل وتدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية. 

تُركِّز المنهجية على تقديم أدوات وأساليب متقدمة في تنظيم وتنسيق العمل داخل المكاتب العليا، بما في ذلك إدارة الموارد البشرية، والتواصل الفعّال بين المستويات الإدارية المختلفة. 

تهدف الدورة إلى تحسين مهارات المشاركين في تطبيق التقنيات الحديثة التي تضمن سير العمل بسلاسة وفعالية، مع الالتزام بأعلى معايير الجودة في الإدارة.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، أدوار جديدة لأول مرة، إتقان إدارة البيانات والفهرسة والأرشفة:

• المؤسسة المتغيرة
• دور الإدارة في مكان العمل
• المهام الرئيسية لمديري المكتب
• أدوار جديدة لأول مرة
• التواصل الأمثل والتأثير
• تعزيز السلوك المهني
• نتائج النشاطات المختلفة
• استخدام التكنولوجيا لإنجاز المهام
• أنظمة تخزين الملفات المتقنة
• خمسة أسرار لتنظيم الملفات بشكل أفضل
• الأرشفة الالكترونية

الوحدة الثانية، إدارة السجلات:

• السجلات ودورة المعلومات
• المشاكل المشتركة في إدارة السجلات
• قواعد فهرسة الأسماء الشخصية والتجارية
• قائمة الرجوع إلى الأسماء الشخصية

الوحدة الثالثة، إنشاء بيئة تحفيزية ومنتجة، مهارات الاتصال المتقدمة للإداريين:

• التصميم والإنتاجية
• تصميم فنغ شوي Feng Shui: فن العمل (النصائح والخطوات الأساسية)
• التعامل مع التنوع وإدارته
• التواصل عبر الثقافات
• التعامل مع المدير الصعب
• علبة الصفر
• إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال
• التواصل في العمل
• تعريف التواصل
• أنواع التواصل
• نصائح للتواصل الذكي

الوحدة الرابعة، إنشاء عروض تقديمية قصيرة قوية ومهارات كتابة الأعمال:

• نصائح لتقديم العروض القوية
• الخصائص الرئيسية للمتحدثين
• الخطوات الأربعة للتواصل
• تحليل الجمهور
• البنية التشريحية للعروض الجيدة
• إدارة توقعات القارئ
• استخدام لغة إيجابية ومهذبة
• إعداد جداول أعمال وكتابة محاضر الاجتماعات

الوحدة الخامسة، صندوق أدوات نجاح التنفيذي، التخطيط والتنفيذ للمناسبات، مهارات القيادة والفريق:

• أساسيات آداب المكتب الحديثة
• آداب استخدام الهاتف
• آداب التواصل عبر البريد الالكتروني
• التحضير للاجتماعات والمؤتمرات
• عوامل تخطيط المناسبات الكبيرة
• صندوق أدوات المناسبات
• مراحل تشكيل الفريق
• القيادة الظرفية