الابتكارات الإلكترونية في أنظمة إدارة وأرشفة الوثائق والملفات

المقدمة

أحدثت المعلوماتية ونظم الاتصالات الإلكترونية ثورة حقيقية في طرق معالجة المعلومات والوثائق والملفات، مما أدى إلى تغيير جذري في الأساليب التقليدية لحفظها وتداولها. 

مع تطور هذه التقنيات، أصبح من الضروري للمؤسسات والوزارات والشركات، سواء كانت حكومية أو خاصة، التحول إلى استخدام الحاسب الآلي والبرمجيات المتخصصة في حفظ وإدارة المستندات والوثائق. 

يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية والقضايا الرئيسية في مجال الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق المتكاملة، بالإضافة إلى تدريبهم على استخدام التقنيات الحديثة لتصنيف، حفظ، تداول، وحماية هذه الوثائق.

كما تسلط الدورة الضوء على أهمية حلول "الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونياً" في تقليل الاعتماد على الورق، والتقليل من مخاطر تلف الأوراق، وخفض التكاليف. 

تُمكن هذه الأنظمة المؤسسات من متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو الصور الرقمية للوثائق الورقية، مع الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. 

يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي، الذي يشمل إدارة الأصول الرقمية، الوثائق المصورة، ونظم سير العمل.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تنمية المهارات في مجال التوثيق والفهرسة، والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات إلكترونياً.
• تطوير القدرات في التعامل مع تطبيقات الحاسوب واستخدامها في حفظ، استرجاع، إدارة، وتداول الوثائق والمستندات.
• تحسين المهارات في مجال تقنيات الاسترجاع واستخدام الوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
• تزويد المشاركين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الإلكتروني.
• فهم أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها بطريقة آمنة وفعالة.
• التعرف على طرق تصنيف وتبويب الوثائق/المستندات لتسهيل عملية استرجاعها.
• إنشاء نظام متكامل للملفات والمعلومات، مع فهرس كامل لمستندات المؤسسة.
• الاطلاع على التجارب العربية الناجحة في هذا المجال.

منهجية الدورة

تُركِّز هذه الدورة على استكشاف الابتكارات الإلكترونية الحديثة في أنظمة إدارة وأرشفة الوثائق والملفات، مع تقديم فهم عميق لأحدث التقنيات التي تساهم في تحسين كفاءة العمل الإداري. 

تشمل المنهجية استعراض أدوات وحلول رقمية متقدمة تُسهِّل تنظيم الملفات وحفظها بطرق تضمن سهولة الوصول إليها وسرعة استرجاعها. 

يتم التركيز على كيفية تطبيق هذه الابتكارات لتعزيز الأمان والحفاظ على سرية المعلومات الحساسة، بالإضافة إلى تحسين تدفق العمل وتقليل الأخطاء البشرية. 

تهدف الدورة إلى تمكين المشاركين من الاستفادة من التطورات التكنولوجية الحديثة لتحسين عمليات الأرشفة والإدارة داخل مؤسساتهم.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، الأرشفة الإلكترونية:

• الإدارة الإلكترونية
• عناصر الإدارة الإلكترونية
• أهم فوائد ومزايا الأرشفة الإلكترونية
• أهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الأرشفة الإلكترونية
• نظم الأرشفة الإلكترونية
• مميزات نظام إدارة وأرشفة الوثائق
• المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
• المكونات الأساسية لإدارة الوثائق

الوحدة الثانية، الأرشفة الإلكترونية وتنظيم الملفات:

• طرق التصنيف والفهرسة
• متطلبات الأرشفة الإلكترونية
• خصائص الأرشفة الإلكترونية
• طرق صيانة الملفات
• البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
• الحماية من الأخطار الإلكترونية
• أهم برامج الأرشفة الإلكترونية

الوحدة الثالثة، نظم إدارة الوثائق:

• التعامل مع البرمجيات الجاهزة
• معرفة طرق الحفظ الإلكتروني وطرق تحويل المعلومات إلكترونيا
• التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة
• عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
• طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات
• استخدامات EXCEL  لتسهيل الحفظ والاسترجاع
• استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية
• استخدامات Access  في بناء قواعد البيانات
• استخدامات  Acrobat في الأرشفة والحفظ
• تطبيقات في الأرشيف وتدفق الإعمال

الوحدة الرابعة، بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة:

• إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة
• تنظيم وإدارة الوثائق الإلكترونية
• النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق
• إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية
• أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي

الوحدة الخامسة، المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات:

• التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
• تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
• مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
• شروط أحكام الوثائق والملفات
• أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات
• أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة
• التنظيم الفني للمحفوظات
• مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
• نموذج فهرس دليل المحفوظات
• نموذج فهرس محتويات ملف
• نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
• نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
• نموذج بطاقة إحالة محفوظة
• استرجاع الوثائق والملفات
• مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
• إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق

الوحدة السادسة، الإعداد لبناء الأرشيف:

• التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة
• المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
• المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
• الإعداد لبناء الأرشيف
• تحديد محتويات الأرشيف
•  (تشخيص واقع الوثائق)
• جداول مدد استيفاء الوثائق

الوحدة السابعة، مراحل التنظيم الفني للوثائق:

• المرحلة الأولى: التصنيف
• المرحلة الثانية: الترميز (التكوير)
• المرحلة الثالثة: الترتيب
• المرحلة الرابعة: الفهرسة