تطوير وتعزيز الفعالية الإدارية للسكرتير الأول

المقدمة

يشغل السكرتير الأول دورًا رئيسيًا في التأثير على فريق الإدارة العليا، حيث تتطلب هذه الوظيفة شراكة قوية وفعالة مع الفريق التنفيذي. 

يلعب النجاح في هذا الدور دورًا محوريًا في نجاح العمليات التنفيذية للمؤسسة. 

السكرتير الأول الذي يفهم ضغوط الإدارة ويدرك أهمية دوره في تحسين أداء الفريق التنفيذي، يسهم بشكل مباشر في تحقيق نتائج رائعة ويكتسب احترام الرؤساء وزملائه في العمل.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• خلق فرص لتطويرهم الشخصي وقبول التحديات عند ظهورها.
• إدارة أنفسهم، مرؤوسيهم، زملائهم، ورؤسائهم بشكل أكثر فعالية.
• تطوير الكفاءات والجوانب الإدارية المرتبطة بدورهم.
• تحسين الثقة بالنفس، التوكيد، ومهارات التواصل.
• إدارة الضغوط في بيئة عمل صعبة ومتغيرة.
• فهم شخصيات الآخرين وتأثيرها على السلوك.
• اتخاذ قرارات أفضل وأكثر فعالية.
• التواصل بشكل أفضل مع مجموعة واسعة من الأشخاص.
• التفاوض بشكل أكثر فعالية مع الآخرين.
• استخدام مجموعة متنوعة من أدوات إدارة الوقت بشكل فعال.
• تحسين مهارات الذاكرة.
• تحفيز أنفسهم والآخرين.
• تحليل أدائهم لاستكشاف فرص التطوير المستقبلية.

منهجية الدورة

تُركِّز هذه الدورة على تطوير وتعزيز الفعالية الإدارية للسكرتير الأول، مما يُمكِّن المشاركين من أداء دورهم بكفاءة واحترافية عالية. 

تتناول المنهجية استراتيجيات متقدمة في إدارة الأعمال اليومية، بما في ذلك تنظيم المواعيد، تنسيق الاجتماعات، وإدارة الوثائق بفعالية. 

يتم التركيز على تحسين مهارات الاتصال والتواصل بين الأقسام المختلفة، بالإضافة إلى تعزيز القدرة على اتخاذ القرارات السريعة والمناسبة. 

تهدف الدورة إلى تمكين السكرتير الأول من تقديم دعم إداري قوي يساهم في تحقيق أهداف الإدارة العليا بسلاسة ودقة.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، تحديد وتطوير سلطة دورك:

• السلطة التنفيذية - شراكتك الحيوية مع الإدارة
• تحديد مسؤوليات وسلطة دورك - التحيزات والتحامل
• تحديد طرق توسيع دورك وخلق الفرص لزيادة مسؤولياتك
• تطوير الجوانب الإدارية لدورك - مهارات الإدارة الأساسية
• التخطيط للتنمية - تحديد العوائق التي تحول دون نجاحك والتغلب عليها
• فهم الشخصية الخاصة بك والآخرين

الوحدة الثانية، التواصل الفعال:

• التفاعل مع الآخرين والتواصل من أجل النجاح
• تطوير علاقتك مع مديرك
• تحسين مهارات الاتصال الخاصة بك - التفاوض والتأثير والإقناع والتفويض

الوحدة الثالثة، تطوير الثقة:

• الثقة بمبادرتك وحكمك
• قول "لا" بشكل بناء
• أدوات حل المشكلات واتخاذ القرار
• أدوار الفريق والتفاعل مع الآخرين
• تمارين فردية وجماعية Tantrix & Colour Blind

الوحدة الرابعة، تنمية وتحسين المهارات الأساسية:

• تحسين ثقتك بنفسك
• ممارسة مهارات إدارة الوقت الفعالة
• التركيز والتفكير والاستماع واتخاذ القرارات تحت الضغط
• فض النزاعات
• تحسين الذاكرة الخاصة بك
• إدارة المتعارضات
• تمرين الفريق وبناء مبنى القيادة

الوحدة الخامسة، الحصول على النتائج:

• الاستفادة من تقنيات الدوافع الرئيسية - تحفيز نفسك ومرؤوسيك ومديرك
• تحقيق النتائج من خلال الآخرين
• إدارة الضغوط التي تأتي مع التغيير والتحدي
• قياس أدائك بناءً على الأهداف والمعايير والمسؤوليات التي تم تحديدها وتحقيقها
• التحضير للتنمية الخاصة بك
• تخطيط العمل