فن كتابة السياسات والإجراءات: من التصميم إلى التنفيذ

المقدمة

تعمل المنظمات اليوم في بيئة مليئة بالتحديات والظروف المتقلبة، مما يجعل تحقيق الأهداف المرسومة أمرًا غير مؤكد. تواجه هذه المنظمات معوقات داخلية وخارجية تؤثر على إمكاناتها وقدرتها على الاستمرار. في ظل هذه الظروف، يصبح من الضروري تبني أساليب مبتكرة وغير تقليدية في العمل من خلال تطوير وتبسيط العمليات وإعادة هندسة الحلول الإدارية.

تهدف هذه الدورة إلى تعليم المشاركين كيفية كتابة السياسات والإجراءات، ورسم خرائط العمليات، والتحسين المستدام من خلال إعادة هندسة العمليات. ستساعد هذه الدورة المشاركين على فهم كيفية استخدام إعادة هندسة العمليات كمدخل لتحسين مستمر في العمليات وعلاقتها بنظام تبسيط الإجراءات. سيتمكن المشاركون من التعرف على أفضل الممارسات العالمية التي تركز على إزالة مسببات الهدر، تبسيط الإجراءات، وتوحيدها، وأتمتة الفرص. كما سيتعلمون أدوات رسم مخطط العمليات والإجراءات، والكشف عن المشاكل وفرص التحسين. ستوفر الدورة أيضًا تدريبات عملية لنقل هذه المعرفة إلى مؤسساتهم لتحقيق نتائج فورية.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد الآثار المترتبة على السياسات والإجراءات المعقدة في المؤسسات.
• استخدام تقنيات مخططات تدفق العمليات ومخططات العمل.
• مقارنة الأدوات المختلفة لتبسيط ووضع المخططات.
• تحليل وتوزيع مهام العمل بفعالية بين موظفي وحدات المؤسسة.
• إدراك أهمية تصميم المكتب والعمليات في تحسين مستوى الكفاءة المؤسسية.
• استخدام الأدوات الإبداعية في تطوير أساليب العمل وتحسين الإنتاجية.
• تطبيق الخرائط والنماذج العملية في تبسيط الإجراءات.
• إعداد الأدلة التنظيمية، وهندسة أساليب العمل، وتبسيط الإجراءات.
• تحليل المفاهيم والخطوات الأساسية في تعزيز كفاءة آليات العمل.
• تبسيط إجراءات العمل لزيادة الإنتاجية الفردية والتنظيمية.
• تحسين كفاءة وفعالية الموظفين وتقليل الهدر في الجهد البشري.
• إتقان إعداد خرائط العمل وتصميم وتطوير الإجراءات للتميز في الأداء (TaskMap®).
• استخدام خرائط التدفق وتحليل الرسوم البيانية في تبسيط الإجراءات.
• تطبيق أفضل ممارسات التميز في المنهجيات التنظيمية الابتكارية لتحسين أساليب العمل.
• معرفة أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية للإجراءات (Process KPIs).

منهجية الدورة

تركز منهجية دورة "الماجستير المصغر في إدارة الموارد البشرية" على تقديم برنامج مكثف يغطي الجوانب الرئيسية لإدارة الموارد البشرية، مما يتيح للمشاركين اكتساب معرفة شاملة ومهارات متقدمة في فترة زمنية قصيرة. يشمل البرنامج مجموعة من الموضوعات المحورية مثل تخطيط القوى العاملة، استراتيجيات التوظيف، إدارة الأداء، تطوير المواهب، وتعزيز الولاء الوظيفي. كما يتناول البرنامج تقنيات متقدمة في إدارة التغيير، القيادة الاستراتيجية، والتحول الرقمي في الموارد البشرية.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، مفهوم تبسيط العمل وأهميته:

• إعداد وتحليل مخطط توزيع العمل
• إعادة تقسيم عبء العمل وإعادة توزيع الوظائف
• تبسيط الإجراءات لتحسين الإنتاجية
• تحسين وتبسيط وإختصار النماذج والخطوات.
• تحسين التخطيط الداخلي لمكان العمل.
• زيادة تمكين العاملين وزيادة الأداء البشري.
• تطوير بيئة عمل أفضل وتخفيض الهدر وضياع الوقت والعمل المعتاد
• تحسين كفاءة وفعالية الموظفين
• تحسين كفاءة النماذج

الوحدة الثانية، أعراض وتشخيص تعقيدات إجراءات العمل:

• تراكم العمل
• الخطوات متعددة المراحل
• القوة العاملة غير المنتجة
• الرجوع إلى أعداد كبيرة من الملفات
• التنقلات الكثيرة للموظفين
• المراحل المتعددة للرقابة والمراجعة
• التوقيعات والموافقات/النسخ غير الضرورية أو التي لا معني لها
• حالة نموذجية للشكليات، وإجراءات العمل، والنماذج المعقدة

الوحدة الثالثة، مراحل تطبيق تطوير نظم العمل وتبسيط الإجراءات:

• الهيكلة التنظيمية وأساليب تحليلها وتحديد مجالات القوة والضعف
• التنظيم والأساليب (الأهمية ، الأهداف ، المهام )
• الجوانب الإنسانية في التنظيم والأساليب
• طرق تحديد الإجراءات الجديدة بالمنظمة .
• طرق توثيق الإجراءات الجديدة وإعداد دليل الإجراءات.
• مخططات العمليات وخرائط التدفق.
• طريقة شبكات الأعمال فى تصميم العمليات وتطويرها.
• إعداد الخطوات التفصيلية لتنفيذ العمليات.

الوحدة الرابعة، استخدام خرائط سير العمل لتبسيط الإجراءات:

• الخرائط التفصيلية لمعالجة المعلومات
• الخرائط التفصيلية لسير العمل المبسط
• خرائط إجراءات متعددة الاعمدة
• إعداد وتحليل خرائط سير العمل
• تبسيط الإجراءات واقتراح التغييرات
• مبادئ (Lean) لتبسيط الآليات
• إعداد الخرائط الموجزة للعملية.
• تحديد السجلات والنماذج المطلوبة فى كل خريطة.
• تحليل العمل واكتشاف الإجراءات المضافة والزائدة وتغييرها.
• إعداد الدورة المستندية الجديدة للإجراء وتوثيقها ، وتصميم النماذج والسجلات المطلوبة لها.

الوحدة الخامسة، العوامل الإنسانية في تبسيط العمل:

• مقاومة النقد
• مقاومة التغيير
• استراتيجيات التغيير
• المشاركة في إدارة المسؤولية
• المشاركة في اتخاذ القرارات