لتعامل مع التغييرات التعاقدية وإدارة المطالبات بفعالية

المقدمة:

تعد دورة "إدارة العقود والأوامر التغيرية والمطالبات العقدية" من الدورات التدريبية الحيوية التي تركز على المهارات والمعرفة الضرورية لإدارة العقود في مختلف المجالات. تتناول الدورة جوانب متعددة من عملية إدارة العقود، بدءًا من التخطيط والتفاوض، وصولاً إلى التنفيذ والتعديل، مع التركيز على كيفية التعامل مع الأوامر التغيرية والمطالبات العقدية التي قد تنشأ خلال دورة حياة العقد.

تقدم هذه الدورة للمشاركين فهماً شاملاً للأدوات والتقنيات المستخدمة في إدارة العقود، مما يسهم في تحسين الكفاءة وتقليل المخاطر المالية والقانونية. كما يتناول المحتوى التعليمي استراتيجيات التعامل مع التحديات المحتملة التي يمكن أن تواجه الأفراد والشركات أثناء إدارة عقودهم. من خلال دراسة حالات عملية وأمثلة واقعية، يكتسب المشاركون خبرة عملية تعزز من قدرتهم على اتخاذ قرارات مستنيرة وتحقيق نتائج إيجابية في مشاريعهم.

تستهدف الدورة المهنيين في مجالات إدارة المشاريع، والتمويل، والقانون، والهندسة، وتعتبر مثالية لكل من يسعى لتطوير مهاراته في إدارة العقود وتحسين فعالية عمليات التفاوض وإدارة المطالبات.

أهداف الدورة:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• تعزيز المعرفة بالمفاهيم الأساسية لإدارة العقود والأوامر التغيرية والمطالبات العقدية.
• تطوير مهارات التفاوض الفعالة لتلبية احتياجات المشروع وتحقيق الفوائد المالية.
• تمكين المشاركين من تقييم وتحليل العقود بفعالية لضمان الامتثال القانوني.
• تعليم المشاركين كيفية إدارة الأوامر التغيرية وتحديد متطلباتها بشكل دقيق.
• تعزيز القدرة على صياغة وتقديم المطالبات العقدية بشكل مهني ودقيق.
• تطوير استراتيجيات فعالة لتقليل المخاطر المرتبطة بتغيير العقود.
• تحسين مهارات التواصل والتنسيق مع الأطراف المختلفة في العملية التعاقدية.
• تقديم أدوات وتقنيات عملية لتطبيق المعرفة المكتسبة في المشاريع الحقيقية.

منهجية الدورة:

تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمهارات اللازمة للتعامل مع التغييرات التعاقدية وإدارة المطالبات بفعالية، مما يساهم في الحفاظ على استقرار العلاقات التعاقدية وتنفيذ العقود بنجاح. سيتعلم المشاركون كيفية التعرف على التغييرات التعاقدية، سواء كانت نتيجة ظروف غير متوقعة أو مطالبات من الأطراف المختلفة، وكيفية تقييم تأثير هذه التغييرات على العقد بشكل دقيق. ستغطي الدورة تقنيات إدارة المطالبات، بما في ذلك كيفية تقديم المطالبات ومتابعتها بوضوح وشفافية، وضمان التوثيق المناسب للأوامر التغييرية والمطالبات التعاقدية. كما سيتم تدريب المشاركين على استراتيجيات التفاوض الفعّالة لحل النزاعات المتعلقة بالمطالبات بشكل عادل. ستهدف الدورة إلى تحسين قدرة المشاركين على التعامل مع التغييرات والمطالبات لضمان سير العمل بشكل سلس دون التأثير على حقوق الأطراف أو تنفيذ العقد.

محاور الدورة:

الوحدة الأولى: مفهوم وظيفة الشراء:

• تعريف وظيفة الشراء ودورها الحيوي في إدارة العقود.
• أهداف وظيفة الشراء وتأثيرها على كفاءة المؤسسة.
• مسؤوليات وظيفة الشراء وتأثيرها على نجاح العمليات التجارية.
• أهمية وظيفة الشراء في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
• الاتجاهات الفكرية الحديثة في إدارة الشراء:
  • الاتجاه الاقتصادي وتأثيره على تكلفة الشراء.
  • اتجاه اتخاذ القرارات وأثره على تحسين عمليات الشراء.
  • الاتجاه الواقعي أو الوظيفي وتطبيقاته العملية.
  • اتجاه النظم وتكامل وظيفة الشراء مع الإدارات الأخرى.

الوحدة الثانية: تنظيم وظيفة الشراء:

• التبعية والمستوى التنظيمي لوظيفة الشراء في المؤسسات.
• الحجم والشكل التنظيميان الخاصان بوظيفة الشراء وتأثيرهما على الأداء.
• سلطات وظيفة الشراء ومدى تأثيرها على اتخاذ القرارات.
• المركزية واللامركزية في الشراء وتطبيقاتهما في مختلف السيناريوهات.
• التنظيم الداخلي لوظيفة الشراء وأهميته في تحسين العمليات.
• صفات وأخلاقيات الأفراد العاملين في جهاز الشراء وتأثيرها على الأداء.
• سياسات الشراء:
  • سياسة الشراء المؤقت أو حسب الحاجة.
  • سياسة الشراء مقدماً أو للتخزين.
  • سياسة الشراء للاستخدام الفوري.
  • سياسة الشراء أم الصنع.

الوحدة الثالثة: دور الشراء:

• نشأة وإدراك الحاجة وأهميتها في تحديد متطلبات الشراء.
• توصيف الحاجة وتحديد الكمية المطلوبة.
• إصدار طلب الشراء والتحقق من توافر الاعتمادات.
• اعتماد طلب الشراء ودراسة السعر وتحديده.
• فحص الطلب وتحليل السجلات لضمان الجودة.
• اختيار الموردين وإصدار أمر التوريد ومتابعة التوريد.
• تسليم المواد وضمان تلبية متطلبات العملاء.

الوحدة الرابعة: طرق الشراء:

• أنواع طرق الشراء المختلفة (المناقصة العامة، المناقصة المحدودة، المناقصة الممارسة، الأمر المباشر).
• الخصائص الجوهرية لكل نوع من طرق الشراء.
• إعداد وكتابة المواصفات الفنية بدقة واحترافية.
• حصر الاحتياجات وتحديد المواصفات وإعداد كراسة الشروط والمواصفات.
• ضوابط إعداد كراسة الشروط والمواصفات ومحتوياتها.
• الإعلان عن المناقصة وأهمية الترويج الجيد لها.

الوحدة الخامسة: إعداد العطاء ومرفقاته:

• العطاء الذي يتقدم به المتناقص وأهمية تحديد الأسعار.
• تحديد التحفظات أو الاشتراطات الخاصة بالعطاء.
• وضع الأسعار للعطاءات الخاصة بالمواد المستوردة.
• كتابة أسعار العطاء باللغة العربية وضرورة وضوحها.
• قائمة الأسعار وما إذا كان الصنف مصنوعاً محلياً أو في الخارج.
• مرفقات العطاء:
  • المظروف الفني والمظروف المالي.
  • محتويات المظروف الفني (التأمين الابتدائي، سابقة الأعمال، عقد التأسيس).
  • محتويات المظروف المالي (قوائم الأسعار، طريقة السداد، قيمة الصيانة).
• تقديم العطاء وفتح المظاريف وتحليل العينات والمراجعة الحسابية للعطاءات.
• المشاكل المحتملة في عملية الشراء وكيفية التعامل معها.
• أهمية اختيار المورد المناسب ومراحل اختيار الموردين.
• تقويم أداء الموردين بعد التعامل معهم ودعم العلاقات معهم.
• أهمية تحديد السعر المناسب والعوامل المؤثرة في تحديد الأسعار.