نظم مراقبة المستندات وإدارة السجلات

المقدمة

في عالم مليء بالمعلومات، فإن القدرة على تفسيرها وإدارتها بفعالية يمثل تحديًا كبيرًا للعديد من المؤسسات، خاصة مع التغيرات المستمرة في القوانين مثل توثيق العقود وتسجيلها في قانون العمل. 

بالإضافة إلى ذلك، فإن المعلومات الإلكترونية مهددة بالهجمات الإلكترونية، والمعلومات الشخصية معرضة لخطر التسريب. 

لذا أصبح من الضروري لكل مؤسسة أن تطور وتنفذ برنامجًا شاملاً لإدارة السجلات والتحكم في الوثائق وحماية المعلومات. 

تعكس هذه الدورة التدريبية الأساليب العملية اللازمة لتحديد وتطوير أنظمة مراقبة الوثائق وإدارة السجلات التي تحتاجها المنظمة لحماية معلوماتها الحيوية.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تطوير برنامج إدارة السجلات لتعزيز قيمة معلومات المؤسسة وتقليل التكلفة والمخاطر.
• تطوير وسائل التحكم بالمستندات لتعريف وتأمين وحماية والاحتفاظ بالمعلومات الهامة.
• تطبيق أنظمة ومعايير إدارة المعلومات لتحقيق الامتثال القانوني.
• تحديد المخاطر المرتبطة بالإدارة الضعيفة للمعلومات لتقليل العقوبات والتكاليف.
• تطوير سجل أصول المعلومات لتحديد وحماية المعلومات المهمة داخل المؤسسة.

منهجية الدورة

تُركِّز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة نظم مراقبة المستندات وإدارة السجلات بشكل فعال. 

تتناول المنهجية المبادئ الأساسية لتنظيم وحفظ السجلات بطرق تضمن سهولة الوصول إليها وسلامتها على المدى الطويل. 

يتم استعراض أفضل الممارسات في توثيق المستندات ومراقبة تدفقها داخل المؤسسة، مع التركيز على ضمان الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية. 

تهدف الدورة إلى تحسين قدرة المشاركين على إدارة المعلومات بكفاءة ودقة.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، مبادئ إدارة المعلومات:

• المنظمة: كيف تدار معلوماتك اليوم
• تعاريف: فهم ما تعنيه شروط المعلومات
• مراقبة الوثائق والسجلات الإدارية: أوجه التشابه والاختلاف
• مؤسستك
• تحديد نوعها
• تحديد موظفيها
• تحديد المعلومات الخاصة بها
• تحديد الأهداف الإعلامية للمنظمة
• كيفية الاستفادة من المعلومات

الوحدة الثانية، عملية برنامج تطوير إدارة مراقبة الوثائق والسجلات:

• قضايا الأعمال
• تحديد الغرض
• ما الذي تشمله
• أهداف القضية
• تفاصيل مراقبة الوثائق
• تفاصيل إدارة السجلات
• مراجعة السجلات
• تحديد الوثائق والسجلات
• المعلومات والوثائق والسجلات المهمة
• النماذج الإلكترونية والمادية
• سجلات التخزين

الوحدة الثالثة، خصائص برنامج إدارة مراقبة الوثائق والسجلات:

• تخطيط تنظيم الملفات
• التحديات والمشاكل
• تصنيف السجلات
• الاحتفاظ والتصرف
• القوانين واللوائح والمعايير ومتطلبات العمل
• وضع جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات
• الخصوصية والحماية
• الشفافية
• النزاهة
• الأمن
• أرشفة ملفات الأعمال والأعمال القديمة والحفاظ عليها

الوحدة الرابعة، الأشخاص والمسؤوليات والوعي بالمعلومات:

• طبيعة حفظ الملفات
• المساءلة
• التواصل والتعاون
• إنشاء رسالة إدارة المعلومات
• نقل المعرفة
• تطوير حزمة التعليم
• الرعاية والتوجيه من الإدارة

الوحدة الخامسة، التخطيط وانجاز العمل:

• استراتيجية إدارة المعلومات
• وضع خطة لتقديم الوثائق وإدارة السجلات
• السياسة وتوجيه الكتابة
• تسجيل أصول المعلومات
• خطط عملية لإدارة مراقبة الوثائق والسجلات
• تغيير الإدارة
• المخاطر والتعافي: الوقاية من الكوارث وتخطيط الاستمرارية
• برنامج التعليم
• إنشاء خطة عمل