إدارة المكاتب التنفيذية والسكرتارية المتطورة

المقدمة

تم تصميم هذه الدورة التدريبية لتطوير مهارات موظفي السكرتارية التنفيذية ومديري المكاتب، من خلال تزويدهم بالمعارف والتقنيات الحديثة التي تمكّنهم من أداء مهامهم بكفاءة عالية، وتحقيق التميز في بيئة العمل الإدارية المتطورة.

تتناول الدورة أحدث المفاهيم في تنظيم المكاتب، والتواصل الفعّال، وإدارة الوقت والمعلومات، واستخدام التقنيات الرقمية في الأعمال اليومية. كما تركز على تمكين المشاركين من أداء دورهم كحلقة وصل فعّالة بين الإدارة العليا والأقسام المختلفة، مع تعزيز مهارات السلوك المهني، والاتصال، والعرض، وإدارة الاجتماعات.

تُعد هذه الدورة تطويرًا أساسياً لكل من يعمل في مجال السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب في المؤسسات الحديثة.

أهداف الدورة

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم الدور الحيوي للسكرتير التنفيذي في دعم الإدارة العليا وتحقيق الأهداف المؤسسية.
• إتقان مهارات الاتصال الفعّال وإدارة العلاقات المهنية.
• استخدام أحدث الأدوات التقنية لتنظيم الوقت والمراسلات وجدولة الاجتماعات.
• تطبيق أساليب فعالة في حفظ المعلومات وأرشفة الملفات إلكترونيًا وورقيًا.
• إعداد التقارير والمراسلات الرسمية بدقة واحترافية.
• تطوير مهارات التخطيط والتنظيم والتعامل مع ضغوط العمل اليومية.
• اكتساب مهارات العرض والتقديم وتنظيم الاجتماعات التنفيذية.
• تعزيز صورة المؤسسة من خلال خدمة الزوار والعملاء باحترافية.
• فهم مفاهيم البروتوكول والإتيكيت في بيئة العمل التنفيذية.
• المساهمة في رفع كفاءة الأداء العام للمكتب وتحسين بيئة العمل.

منهجية الدورة

تركّز الدورة على الدمج بين الجانب التطبيقي والنظري من خلال:

• عروض تفاعلية ومناقشات جماعية.
• ورش عمل تطبيقية في إعداد المراسلات وإدارة الملفات.
• محاكاة واقعية لمهام السكرتير التنفيذي في المكاتب الحديثة.
• دراسات حالة عن الممارسات المثلى في المكاتب التنفيذية.
• تمارين عملية على إدارة الوقت وجدولة الاجتماعات واستخدام التطبيقات المكتبية.

في نهاية البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على تنظيم أعمالهم اليومية بكفاءة عالية، ودعم الإدارة العليا بشكل احترافي يواكب متطلبات العصر الرقمي.

محاور الدورة

الوحدة الأولى: المفاهيم الحديثة لإدارة المكاتب التنفيذية

• تعريف السكرتارية التنفيذية ودورها في دعم الإدارة العليا.
• المهام والمسؤوليات الحديثة في بيئة العمل الرقمية.
• التمييز بين السكرتير التنفيذي والمساعد الإداري.
• بناء الثقة والمصداقية في التعامل مع الإدارة والموظفين.

الوحدة الثانية: مهارات الاتصال والتواصل الفعّال

• أساليب التواصل المهني داخل المكتب وخارجه.
• مهارات الاستماع الفعّال والإقناع والتأثير.
• آداب المراسلات الإلكترونية والاتصال الهاتفي.
• تنظيم الاجتماعات وتوثيق المحاضر بطرق احترافية.

الوحدة الثالثة: إدارة الوقت والمعلومات باحترافية

• تحديد الأولويات وجدولة المهام اليومية.
• تقنيات إدارة الوقت وتجنب التسويف.
• أسس حفظ الملفات الورقية والإلكترونية.
• إدارة البريد الإلكتروني والتقارير اليومية.

الوحدة الرابعة: التقنيات الحديثة في عمل السكرتارية

• استخدام Microsoft Office وOutlook  وTeams في بيئة العمل.
• إدارة الاجتماعات الافتراضية وتنظيم جداول المدراء إلكترونيًا.
• التحول الرقمي وإدارة البيانات السحابية.
• الأمن المعلوماتي والخصوصية في المراسلات التنفيذية.

الوحدة الخامسة: الإتيكيت والبروتوكول التنفيذي

• آداب التعامل مع الزوار والوفود الرسمية.
• أساليب الضيافة الراقية وتمثيل صورة المؤسسة.
• التصرف المهني في المواقف الحرجة.
• اللباقة، المظهر، والاحتراف في التواصل.

الوحدة السادسة: إعداد التقارير والعروض التنفيذية

• كتابة التقارير الإدارية بدقة وتنظيم منطقي.
• إعداد ملخصات الاجتماعات ومذكرات المدير.
• تصميم عروض PowerPoint التنفيذية بفعالية.
• عرض النتائج والمعلومات أمام الإدارة العليا.